Comment envoyer un e-mail

Comment envoyer un e-mail à votre enseignant-e ?

29.09.2020 | Méthodes de travail | Glenn Gomes

À l'ère des réseaux sociaux, certaines et certains étudiant-e-s abordent le courrier électronique de la même manière que les SMS et d'autres formes de communication numérique où les conventions sociales sont la brièveté et l'informalité.

Cependant, la plupart des enseignantes et enseignants considèrent les courriels comme des lettres postales de par la quantité importante de messages reçus.

Un message clair et concis

Il est important d’envoyer un e-mail clair et concis. Pour beaucoup d’entre vous qui lisez ces lignes, cela coule de source et il s’agit de bon sens. Prenez dès lors note de ces conseils comme de simples rappels qui sont aussi valables lorsque vous vous adressez à l'administration de l'Université.

En s’adressant à votre enseignante ou enseignant

L’objet de votre e-mail doit être clair et informatif

« Exercices du cours xxx » ou « Questions concernant le cours xxx » sont toujours mieux que « Problème », « J’ai pas compris » ou une ligne d'objet vierge.

Les e-mails adressés à une enseignante ou un enseignant doivent être traités comme une lettre administrative ou commerciale

Vous ne vous tromperez pas si vous êtes trop formel, mais il y a la possibilité de commettre de nombreuses gaffes si vous êtes trop informel.

Saluez et signez

Commencez par les règles d’usage et de politesse comme « Bonjour/bonsoir ». « Chère Madame » ou « Cher Monsieur », « Madame », « Monsieur » conviennent très bien. De même, au lieu de conclure par "Envoyé de mon iPhone" ou rien du tout, incluez des salutations telles que « Meilleures salutations » ou « Cordialement », suivi de votre nom.

Ne vous attendez pas à une réponse instantanée

Bien que nous sommes tous habitués à l’instantanée de la communication électronique, vos enseignantes et enseignants ne peuvent pas toujours répondre rapidement à votre message. Accordez-leur un jour ou deux, voire plus, pour répondre. Vous pouvez renvoyer un message de relance si vous ne n'avez pas de nouvelles après cinq jours environ.

Sur le style d'e-mail

Pas de langage internet

Evitez les émojis lorsque vous envoyez des e-mails à des enseignantes ou enseignants et n'utilisez pas des acronymes, des abréviations et de l’orthographe abrégée qui sont tirés du langage Internet et mème. Toute cette sténographie électronique signale un niveau d'intimité (et peut-être d'âge) inadapté aux échanges avec des enseignant-e-s.

Utilisez la ponctuation, les majuscules, l'orthographe et la grammaire standard

"en general les gents naime pas forcment lir un message bourrer de phote d’aurtographe et de gramaire sa pike les zyeux."

Ainsi, relisez votre message. Utilisez par exemple un vérificateur d'orthographe. En somme, montrez que vous vous souciez de la façon dont vous vous présentez par écrit à votre enseignante ou votre enseignant.

Utilisez des sauts de paragraphe

Ceci pour organiser votre message. Il est difficile de lire un long flux ininterrompu de mots sur un écran.

Sur le contenu

Faites votre part pour résoudre ce que vous devez résoudre

Si vous envoyez un e-mail pour demander quelque chose que vous pourriez rechercher vous-même, vous risquez de ne pas vous présenter comme vous l’espérez. Si vous indiquez que vous avez déjà vérifié le programme, demandé à des camarades de cours et parcouru d'anciens courriels de l’enseignant-e, alors vous vous présentez comme responsable et prenant des initiatives.

Minimisez l'échange d'e-mails

Assurez-vous d'inclure suffisamment d'informations pour que votre lectrice ou lecteur puisse comprendre ce que vous demandez. Fournissez un peu de contexte si nécessaire. En gros, énoncez clairement votre demande.

Être respectueux et réfléchir aux types de choses qui peuvent sembler étranges ou offensantes pour votre enseignant-e

Par exemple, ne dites pas avec désinvolture que vous avez dormi pendant son cours.

Pensez à être mesuré si c’est pour se plaindre

Parfois, l'apparence même d'un message peut signaler une "diatribe": paragraphes très longs, pas de majuscules, pas de sauts de phrase. Ce n’est pas nécessairement amusant à lire et cela peut susciter une réponse à l’opposé de ce que vous souhaitez. Écrivez un message plus mesuré. Une plainte formulée de manière constructive aura un effet beaucoup plus positif.

Bibliographie

Wood, W. (2008, August 25). How to E-mail Your Professor. Wellesley College Project on Social Computing.
Lien -http://web.wellesley.edu/SocialComputing/Netiquette/netiquetteprofessor.html

Corrigan P.T. & Hunt McNabe C. (2015, April 16). Re: Your Recent Email to Your Professor. Inside Higher Ed.
Lien - https://www.insidehighered.com/views/2015/04/16/advice-students-so-they-dont-sound-silly-emails-essay

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